Eingangsrechnung - Überprüfung

Materielle Rechnungskontrolle ist sicher keine Börohilfstätigkeit, das sind mehr Arbeiten wie das Ablochen und Ablegen der Rechnungen, aufsteigend nach Nummern sortiert.

Die zweite Frage hat mit der ersten wenig zu tun ... jedenfalls kannst du von einer Hilfskraft weder verlangen, das zu prüfen, noch sie dafür verantwortlich machen, dass sie das übersehen hat.

 

Ich hab ein Diplom in Buchhaltung und Bilanzbuchhaltung und bin (neben anderen Sachen) für die RePrü zuständig.
Lieferscheine bekomme ich oft gar nicht zu sehen, da die Warenwirtschaft über den Einkauf läuft, ich lasse mir aber immer öfter stichprobenmäßig auch die Lieferscheine schicken, ob das mit der Rechnung zusammenpasst.

Ein "Scan-Blick" reicht sicher nicht, immerhin gibt´s 11 gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsmerkmale, und die stehen (wenn vorhanden), auf jeder Rechnung woanders.
Oft genug kann man die Kreditoren anrufen und um Neuausstellung der Rechnung bitten, weil irgendwas nicht passt.
Dann die Sonderfälle mit Reverse Charge, ig Erwerb, usw.
Leistungsdatum wird ohnehin gern vergessen....

Aber zur Dauer kann ich dir leider wirklich nichts sagen - ich kann mir meine Arbeit ziemlich frei einteilen. Ab und zu schaue ich nur ein paar Rechnungen durch und buche diese, und wenn ich viel anderes zu tun habe, sitze ich mit dem angesammelten Stoß auch mal einen ganzen Tag. Bei uns ist aber Genauigkeit und Richtigkeit viel wichtiger als das Tempo.

 

Also eine ReFa-Zeit für die materielle Rechnungskontrolle (Standard-Inlandsrechnung) würde ich nicht unter 2 Minuten ansetzen, bei Spezialfällen eher auf 4 bis 5 Minuten. Damit kommst du (nur für die Kontrolle) auf 20 - 25 Standardrechnungen oder 10 Spezialrechnungen pro Stunde, das sind m.E. eh schon sehr hohe Werte.

Welche Zeit sind für die 30 bis 60 Rechnungen vorgesehen? Das würde bei nur Standardrechnungen dann 1,5 bis 3 Stunden brauchen, bei einem 1:1 Mix 2 bis 4 Stunden täglich.

Dazu kommt noch die Verbuchungszeit - wenn Kreditoren auch verbucht werden sollen - da würd ich die Zeiten mal 1,5 bis 2 annehmen, d.h. bei einem gesunden Mix aus einfachen und schwierigen Fällen läuft sich das annähernd auf einen Fulltime Job auf Sachbearbeiter-Niveau hinaus.

 

Die Rechnungen, die bei uns eingehen, versehe ich mit dem Buchungsstempel, prüfe und kontiere sie und lege sie dann der Chefin zur Freigabe hin. Wenn dann unsere beiden Unterschriften drauf sind, kann ich sie überweisen und buchen. Ist für mich sicher keine Bürohilfstätigkeit. Dauer kann ich nicht sagen - kommt auf die Rechnung drauf an, wie aufwendig die Prüfung ist.

 

Rechnungen prüft bei uns immer derjenige, der die Ware/Leistung bestellt/konsumiert hat, denn nur er kann wissen, ob alles vollständig angekommen ist usw.. Wenn alles passt muss er die Rechnung abzeichnen und somit zur Überweisung frei geben.

Auf die Rechnungsmerkmale achte ich bei der Überweisung. Da kommt es durchaus vor, dass ich Rechnungen neu anfordern muss, da sie nicht korrekt ausgestellt sind.

Somit wird jede Rechnung bei uns von zwei Personen geprüft.